Parkraummanagement: Anweisende Dokumentation im Facility Management
Im Rahmen eines professionellen Parkraummanagements ist eine anweisende Dokumentation unverzichtbar. Sie bildet die Grundlage für den regelkonformen, sicheren und standardisierten Betrieb aller Stellplatzflächen – von der Tiefgarage bis zur Besucherzone. Anders als informierende Dokumentationen (z. B. Lagepläne, Nutzungshinweise) richten sich anweisende Dokumente verbindlich an Ausführende, Dienstleister und Nutzende, regeln Zuständigkeiten, Abläufe und Eskalationsprozesse und unterstützen die Einhaltung von Betreiberpflichten.
Die anweisende Dokumentation im Parkraummanagement schafft Klarheit, Betriebssicherheit und Haftungssicherheit. Sie definiert verbindliche Prozesse, Zuständigkeiten und Anforderungen – und stellt so den professionellen Betrieb und die Rechtssicherheit sicher. Alle parkraumspezifischen Betriebs-, Zugangs- und Sicherheitsprozesse sollten in einer systematisch aufgebauten anweisenden Dokumentation abgebildet und regelmäßig überprüft werden. Diese Dokumente müssen bekannt, zugänglich und bei Änderungen revisionssicher aktualisierbar sein.
Zielsetzung und Anwendungsbereiche
Standardisierung und Qualitätssicherung im Facility Management
Standardisierung von Abläufen: Sicherstellung einheitlicher Handlungen im Regel- und Störungsbetrieb (z. B. bei Ausfällen, Fehlbuchungen, Zugangsstörungen).
Rechtssicherheit und Nachweisbarkeit: Erfüllung von Verkehrssicherungspflichten, Betreiberverantwortung, Dokumentationspflichten und Anweisungen für externe Dienstleister.
Qualitätssicherung und Compliance: Klare Vorgaben für Fremdfirmen, Sicherheitsdienste, Reinigung und Parkservice – abgestimmt auf SLA und Unternehmensrichtlinien.
Typische Bestandteile einer anweisenden Dokumentation
Zugangs- und Zufahrtsregelungen: Vorgaben zur Steuerung von Schranken, Zufahrtskontrollen, Besucherausweisen, Nummernschilderfassung, Notöffnung.
Betriebsanweisungen für FM-Teams und Dienstleister: Konkrete Abläufe zu Wartung, Reinigung, Winterdienst, Störungsbehebung, Ladepunktkontrollen, Beschilderung.
Verhalten im Störungs- und Notfallbetrieb: Anweisungen zur Eskalation bei Stromausfall, GLT-Störung, Brandmeldung, Rückstau, Aufzugsausfall, Evakuierung.
Sicherheits- und Überwachungsvorgaben: Einsatz von Videotechnik, Leitsystemen, Beleuchtung, Sicherheitsstreifen, Zugangssicherung, Meldung von Schäden.
Nutzeranweisungen mit verbindlichem Charakter: Regeln für Mitarbeitende, Gäste und Dritte inkl. Vorgaben zu Buchung, Verhalten, Stellplatzzuweisung, Parkzeiten, Ladeetikette.
Schnittstellenregelung zu anderen Systemen: Vorgaben für Schnittstellen zur GLT, CAFM, Besuchermanagement, Ladeinfrastruktur, HR-Systemen.
Formate und Umsetzungsstruktur
Dokumententypen: Betriebsanweisungen, Verfahrensanweisungen, Checklisten, Schichtprotokolle, Alarmpläne, technische Regelkarten.
Verfügbarkeitskonzepte: Digitale Ablage im Intranet/CAFM-System, Versionierung, Zugriffsrechte, Ausdruck an relevanten Orten (z. B. Schrankenraum, Servicepoints).
Schulungsunterlagen und Unterweisungspflicht: Mitarbeiterschulungen, Pflichtunterweisungen für Externe (z. B. Reinigung, Parkservice, Wartungsfirmen).
Pflege, Revision und Zuständigkeit
Verantwortlichkeiten festlegen: Betrieb, Aktualisierung und Distribution durch das Facility Management oder HSEQ-Verantwortliche.
Regelmäßige Revision: Prüfung mindestens einmal jährlich sowie bei Systemwechseln, Betreiberwechsel, technischen Umbauten oder Gesetzesänderungen.
Versionsmanagement und Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung dokumentieren, Versionierung mit Änderungsdatum und Freigabevermerk.
Verknüpfung mit übergeordneten Dokumentationen
Anbindung an das Organisationshandbuch: Harmonisierung mit bestehenden Regelwerken zu Sicherheit, Infrastruktur, Nachhaltigkeit.
Bezug zu Betreiberpflichten und Verkehrssicherung: Ableitung der Dokumente aus rechtlichen und normativen Anforderungen (z. B. DGUV, VDE, VDI 3813/3814, StVO).
Ergänzung durch technische Dokumentationen: Schnittstellen zu Wartungsunterlagen, Schaltplänen, GLT-Bedienoberflächen, Ladepunkt-Backends.
