FM-Kompetenz frühzeitig in Planungen einbinden

Ein hervorragendes Praxisfeld, um die Bedeutung früher FM-Einbindung zu illustrieren, ist das Parkraummanagement als Teilbereich des Facility Managements. Parkraum- bzw. Parkplatzmanagement fällt typischerweise unter das technische und infrastrukturelle FM eines Unternehmens oder einer Institution. Es umfasst die Planung, Bewirtschaftung und Optimierung von Parkflächen – sei es auf einem Firmengelände, in Parkhäusern eines öffentlichen Betriebs oder im urbanen Raum. Die Effektivität des Parkraummanagements zeigt sich in der Zufriedenheit der Nutzer (Mitarbeiter, Besucher, Kunden), in reibungslosen Abläufen beim Parken, sowie in der kosteneffizienten Nutzung der teuren Flächenressource. Um dies zu erreichen, bedarf es einer integrativen Herangehensweise, die Planung, Überwachung, technische Betriebsführung, Instandhaltung, Mitbestimmung und Nutzerprozesse eng verzahnt. Mit anderen Worten: Der Grundstein für ein erfolgreiches Parkraum-Management wird schon in der Planungsphase gelegt. Nur wenn bereits beim Entwurf von Parkflächen deren spätere Bewirtschaftung mitgedacht wird, können Prozesse im späteren Betrieb effizient funktionieren.

Geschäftsprozesse im Parkraummanagement umfassen alle wiederkehrenden Abläufe rund ums Bereitstellen und Nutzen von Parkraum: von der Zuteilung und Verwaltung von Stellplätzen, über Zufahrtskontrolle, Nutzerinformation, bis hin zu Überwachung der Einhaltung von Parkregeln, Wartung der Anlagen und kontinuierlicher Anpassung an veränderte Bedarfe. Diese Prozesse haben einerseits eine technisch-organisatorische Dimension (z.B. Einsatz von Schrankenanlagen, Ticket- oder Reservierungssystemen, Videoüberwachung) und andererseits eine betriebswirtschaftlich-administrative Dimension (z.B. Vergaberichtlinien, Gebührenmanagement, Nutzerkommunikation, Beschwerdemanagement). Wird FM bei der Planung neuer Parkraum-Infrastruktur früh einbezogen, können diese Geschäftsprozesse bereits konzeptionell antizipiert und optimal vorbereitet werden.

Ein Beispiel: Die Regeln und Kriterien für die Stellplatzvergabe – etwa Prioritäten für bestimmte Nutzergruppen (z.B. Besucher, Mitarbeiter verschiedener Hierarchien, Menschen mit Behinderung, Elektrofahrzeuge) – sollten idealerweise vor der baulichen Planung feststehen, da sie Einfluss auf die benötigte Anzahl und Art der Parkplätze haben. In einem unternehmensinternen Parkraumkonzept werden solche Vergabekriterien, Mitbenutzungsmodelle und ggf. Gebührenmodelle erarbeitet. FM-Experten können hier moderierend wirken und Stakeholder frühzeitig einbinden, etwa Betriebsrat und Mitarbeitervertretungen, um eine akzeptierte und bedarfsgerechte Lösung zu finden. Mitbestimmung und transparente Kommunikation schon während der Planung – z.B. über Nutzerbefragungen zu Parkgewohnheiten oder Workshops mit Interessenvertretern – erhöhen die Akzeptanz späterer Regelungen enorm. Auf diese Weise fließen die Bedürfnisse aller Nutzergruppen (Mitarbeiter, Kunden, Anwohner etc.) in die Planung ein.

Zugleich können FM-Fachleute technische Anforderungen und innovative Lösungen früh platzieren. Modernes Parkraummanagement nutzt heute etwa digitale Systeme (RFID-Zugang, Kennzeichenerkennung, Park-Apps) zur Echtzeit-Überwachung der Belegung und zur Reservierung von Stellplätzen. Damit solche Technologien im Betrieb reibungslos funktionieren, müssen entsprechende Infrastrukturen bereits beim Bau vorgesehen werden – beispielsweise Leitungen für Strom und Daten, Räume für Server und Netzwerkgeräte, Vorrüstungen für Schranken und Sensorik. Ein planungsbegleitender FM-Ansatz sorgt dafür, dass Architekten und Elektroplaner diese Anforderungen berücksichtigen, anstatt sie nachträglich teuer nachrüsten zu müssen. Das betrifft ebenso Ladeinfrastruktur für E-Mobilität (Wallboxen, Trafoleistung, Kabelschächte) sowie zukünftige Trends wie Sensorik für „Smart Parking“. Durch FM-Input in der Planungsphase kann ein Parkhaus oder Parkplatz so konzipiert werden, dass es „smart“ und zukunftssicher ist, was die Geschäftsprozesse im Betrieb erheblich effizienter gestaltet (z.B. automatische Nutzerdatenerfassung, intelligente Steuerung von Beleuchtung und Belüftung, etc.).

Auch Sicherheits- und Serviceprozesse profitieren von früher FM-Einbindung: Aspekte wie Beleuchtungskonzept, Notrufeinrichtungen, Videoüberwachung und Zugangskontrollen (Schrankensysteme, Zutrittsleser) sollten im Planungslayout optimal platziert werden. FM-Fachleute achten hier auf Betreiberverantwortung und Vorschriften (z.B. Mindestbeleuchtungsstärken, Brandschutz in Tiefgaragen) und können sicherstellen, dass alle technischen Anforderungen an eine sichere Parkraumumgebung erfüllt werden. Gleichzeitig wird darauf geachtet, Wartungsflächen und -wege einzuplanen (z.B. Zugang zu technischen Räumen, Aufstellflächen für Wartungsgeräte) – ein Punkt, der Planern ohne FM-Perspektive leicht entgeht. Barrierefreiheit ist ein weiterer wichtiger Faktor: Ausreichend breite Stellplätze, behindertengerechte Zugänge von Parkdeck zu Aufzug oder Gebäude, und entsprechende Beschilderungen müssen normgerecht vorgesehen sein. Die FM-Perspektive stellt sicher, dass solche Anforderungen nicht erst kurz vor Eröffnung auffallen.

Ein typischer Ablauf bei planungsbegleitendem Parkraum-FM könnte so aussehen: Am Anfang steht eine gründliche Bedarfsanalyse und Konzeption. Es werden aktuelle und prognostizierte Nutzerzahlen, Fahrzeugarten, Spitzenzeiten und zukünftige Entwicklungen ermittelt. Daraus leitet man Kapazitäten ab und entwickelt Szenarien für die optimale Flächenausnutzung. Diese Konzeptionsphase schließt auch Überlegungen zur Nachhaltigkeit ein, etwa Begrünung von Parkflächen, Regenwassermanagement oder Energieversorgung (PV-Anlagen auf Parkhausdächern). Anschließend folgt die detaillierte Planung in enger Abstimmung zwischen FM, Architekten und Fachingenieuren. Hier fließen FM-Vorgaben direkt in Grundriss und technische Planung ein: z.B. die räumliche Anordnung von Zufahrten, Fahrgassen, Fußgängerwegen zur Minimierung von Konflikten, die Dimensionierung von Rampen für Lieferverkehr oder die Vorbereitung von Flächen für spätere Erweiterungen. Durch Nutzung von Building Information Modeling (BIM) kann das FM-Team Anforderungen digital im 3D-Modell prüfen – beispielsweise testen, ob Reinigungsfahrzeuge alle Ecken erreichen, ob Sichtlinien der Überwachungskameras frei sind, oder ob Ein- und Ausfahrten Staus vermeiden. Solche Simulationen erlauben es, noch vor dem Bau verschiedene Varianten durchzuspielen und die betrieblich optimale Lösung zu finden.

Während der Bauphase selbst bleibt das FM weiterhin beteiligt (hier spricht man oft von baubegleitendem FM als Fortsetzung des planungsbegleitenden FM). FM-Experten überwachen etwa die Qualität der Umsetzung aus Betreiberperspektive und achten darauf, dass keine für den Betrieb relevanten Ausstattungen „wegoptimiert“ werden, wenn Kostendruck entsteht. Sie können zudem Maßnahmen planen, um Störungen des laufenden Betriebs zu minimieren, falls das Parkprojekt im Bestand realisiert wird (z.B. Bauarbeiten in verkehrsarmen Zeiten durchführen). Vor Übergabe folgt eine Inbetriebnahme- und Testphase, in der das FM-Team gemeinsam mit den ausführenden Firmen sämtliche technischen Systeme prüft – von Beleuchtung über Schranken bis zu Notrufanlagen. Hierbei werden auch zukünftige Betreiberabläufe erprobt (z.B. Durchspielen von Notfallsituationen, Probebetrieb der Parkplatz-Reservierungssysteme). Etwaige Mängel können so vor der Eröffnung beseitigt werden. Wichtig ist zudem die Schulung des Betriebspersonals und die Erstellung von Betriebsdokumentationen bereits vor Start des Echtbetriebs. Dadurch beginnt der operative Geschäftsprozess am ersten Tag mit vorbereitetem Personal und klaren Abläufen – ein Ergebnis der planungsbegleitenden Vorbereitung.

Im laufenden Betrieb zeigt sich dann der Mehrwert dieser frühzeitigen Planung: Die Zuweisung und Verwaltung der Parkplätze erfolgt beispielsweise softwaregestützt nach transparenten Kriterien (Zutrittsrechte, Zeitfenster etc.). Nutzer können via App Stellplätze reservieren oder die aktuelle Belegung einsehen – Funktionen, die nur möglich sind, weil das System von Anfang an als digitaler Prozess mitgedacht wurde. Überwachungs- und Durchsetzungsprozesse (Kontrollen, Sanktionierung von Falschparkern) können durch die vorgesehenen technischen Hilfsmittel (Kameras, Kennzeichenerkennung) weitgehend automatisiert und effizient gestaltet werden. Die Instandhaltung der Parkflächen wird durch eine planvolle Bauweise erleichtert: Beispielsweise sorgen robuste Bodenbeläge und eine gute Entwässerung dafür, dass Wartungsintervalle lang und Ausfallzeiten gering sind. Eine systematische Wartungsplanung – unterstützt durch IoT-Sensoren für frühzeitige Schadensdetektion – ist integraler Bestandteil des Geschäftsprozesses, was die langfristige Funktionalität und Sicherheit garantiert. Nicht zuletzt erlauben die erhobenen Nutzungsdaten sowie kontinuierliches Nutzerfeedback eine fortlaufende Optimierung: FM-Controlling kann Spitzenlasten analysieren, Nachfragetrends erkennen und darauf reagieren (etwa durch organisatorische Änderungen oder bauliche Erweiterungen). So wird der Parkraum bewirtschaftet im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, der bereits in der Planungsphase angelegt wurde.

Es demonstriert das Beispiel Parkraummanagement: Frühzeitig eingebundenes FM ermöglicht es, die späteren Geschäftsprozesse – von Parkberechtigungsverwaltung über Wartung bis Nutzerinformation – effizient, nutzerfreundlich und kostengünstig zu gestalten. Planungsbegleitendes FM verhindert typische Probleme wie unzureichende Kapazitäten, ungünstige Verkehrsführungen oder teuer nachzurüstende Technik. Stattdessen entsteht eine Parklösung, die optimal auf die Bedarfe der Nutzer abgestimmt ist und flexibel auf zukünftige Änderungen reagieren kann. Dies steigert die Zufriedenheit der Nutzer und letztlich die Produktivität: Mitarbeiter verlieren weniger Zeit bei der Parkplatzsuche, Besucher erleben den ersten Eindruck eines gut organisierten Umfelds. Auch das Unternehmen profitiert durch logistische Effizienz und ein positives Image. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht amortisiert sich der Mehraufwand der frühen FM-Einbindung vielfach: Teure Planungsänderungen und Baunachträge werden vermieden, weil Betriebsanforderungen „gleich richtig“ eingeplant wurden. Zudem fallen im Betrieb geringere Kosten an – zum Beispiel durch optimierten Energieeinsatz (LED-Beleuchtung, bedarfsgesteuerte Lüftung), weniger Schäden und Reparaturen, und effiziente Bewirtschaftungsprozesse. Eine Untersuchung aus Großbritannien ergab etwa, dass die Einbindung eines Facility Managers in die Entwurfsphase die Beschaffungskosten senken konnte, indem Planungsänderungen und rework reduziert wurden. Auch konnten im Betrieb signifikante Einsparungen erzielt werden, die die Beratungskosten um ein Vielfaches überstiegen. Diese Erkenntnisse sind unmittelbar auf Parkraum-Projekte übertragbar. Kurz: Das parkraumbezogene FM veranschaulicht, wie planungsgerecht ausgelegte Infrastruktur und Prozesse Hand in Hand gehen, wenn FM-Kompetenz früh in die Projektentwicklung integriert wird.

Die strategische Einbindung von FM-Kompetenz in die Planung ist sowohl im öffentlichen Sektor als auch in der Privatwirtschaft von Bedeutung – wenngleich mit teilweise unterschiedlicher Motivation und Ausprägung.

Öffentlicher Sektor: Bei öffentlichen Bauherren (Kommunen, Länder, Bund) stehen Nachhaltigkeit, Wirtschaftlichkeit und gesetzliche Vorgaben besonders im Vordergrund. Öffentliche Gebäude – etwa Verwaltungsbauten, Schulen, Krankenhäuser, Parkhäuser im städtischen Verkehr – werden häufig mit der Maßgabe geplant, die Folgekosten für Betrieb und Unterhalt so gering wie möglich zu halten, um den Steuerzahler langfristig zu entlasten. Instrumente wie die Lebenszykluskostenberechnung sind hier oft verpflichtender Bestandteil der Projektbewertung. Planungsbegleitendes FM liefert dafür die Grundlage, indem es schon in frühen Phasen Kostentreiber identifiziert (z.B. energieintensive Entwurfslösungen oder wartungsintensive Materialien) und Alternativen vorschlägt. So verweist etwa die neue GEFMA 116 darauf, dass Anforderungen aus Betrieb, Instandhaltung und FM bereits frühzeitig in der Planung berücksichtigt werden können – ein Aspekt, der gerade im öffentlichen Sektor aufgrund der Betreiberverantwortung (Verkehrssicherungspflichten, Arbeitsschutz, etc.) wichtig ist. Die öffentliche Hand muss sicherstellen, dass ihre Gebäude nicht nur technisch funktionieren, sondern auch alle rechtlichen Auflagen im Betrieb erfüllt werden. Frühzeitige FM-Beratung hilft, diese Pflichten in bauliche Konzepte einfließen zu lassen, z.B. durch Planung von Sicherheitsreserven bei technischen Anlagen, Redundanzen für kritische Systeme (insbesondere in Infrastrukturen wie Krankenhäusern) und durchgehende Dokumentation für den späteren Betrieb.

Zudem ist im öffentlichen Sektor die Nachhaltigkeit ein zentrales Ziel: Gebäude sollen ökologisch vorbildlich und energieeffizient sein. FM-Experten bringen hier das Know-how ein, um Betriebskosten und Ressourcenverbräuche über Jahrzehnte zu minimieren – etwa durch wartungsarme Fassaden, leicht zu reinigende Oberflächen oder intelligente Gebäudeleittechnik. Viele Kommunen und staatliche Bauverwaltungen setzen mittlerweile auf Lebenszyklusbetrachtungen und FM-gerechtes Bauen. Beispielsweise implementieren einige Städte bei neuen Park&Ride-Parkhäusern Konzepte für E-Mobilität und digitale Parkleitsysteme von Anfang an, beraten durch FM-Fachplaner. Ein greifbares Beispiel liefert die Schweiz: Das Universitätsspital Zürich hat bereits 2012 eine eigene Abteilung für planungs- und baubegleitendes FM eingerichtet. Dort stellt man sicher, dass bei Großprojekten – etwa neuen Klinikbauten oder Parkgaragen – die Betreiberperspektive kontinuierlich vertreten ist. Die Leiterin dieser Abteilung, Susanna Caravatti-Felchlin, betont, es gebe unzählige Gründe, warum pbFM schon in der Planungsphase eines Bauprojekts involviert sein muss. So konnten am Universitätsspital komplexe logistische Prozesse (z.B. Transport von Patienten, Gütern, Fahrzeugströme in der Tiefgarage) mittels pbFM vorausschauend geplant und später reibungslos umgesetzt werden. Dieses Beispiel aus dem öffentlichen Gesundheitswesen zeigt: Gerade in großen, anspruchsvollen Einrichtungen ist FM-Integration ein Schlüssel, um Funktionalität und Flexibilität für zukünftige Nutzungsänderungen sicherzustellen.

Ein weiteres Feld ist der Infrastrukturbau: In PPP-Projekten (Public Private Partnership) wie z.B. beim Bau von Parkhäusern, Flughafenterminals oder Messegeländen wird inzwischen oft vertraglich festgelegt, dass der zukünftige Betreiber oder ein FM-Spezialist bereits in der Planungsphase eingebunden wird. Die Logik dahinter: Wenn der private Betreiber langfristig für Unterhalt und Betriebskosten aufkommen muss, hat er ein natürliches Interesse, ein wartungsarmes, effizientes Design sicherzustellen. So fließt FM-Know-how in die öffentliche Infrastruktur ein, was allen Beteiligten zugutekommt.

Privater Sektor: In der Privatwirtschaft, insbesondere bei eigenbetrieblich genutzten Immobilien, geht es vorrangig um Wirtschaftlichkeit, Produktivität und Konkurrenzfähigkeit. Unternehmen, die etwa ein neues Verwaltungsgebäude, ein Produktionswerk oder auch ein großes Logistikzentrum planen, möchten sicherstellen, dass die Immobilie ihren Geschäftszweck optimal unterstützt und keine überhöhten laufenden Kosten verursacht. Hier setzt planungsbegleitendes FM an, indem es schon bei Projektstart die strategischen Unternehmensziele mit den Planungszielen verknüpft. Beispielsweise wird ein Konzern bei der Planung seiner neuen Zentrale den FM-Leiter einbeziehen, um Anforderungen wie flexible Flächennutzung (für künftiges Wachstum oder neue Arbeitsmodelle), hohe Nutzerzufriedenheit (Ergonomie, Serviceangebot für Mitarbeiter) und geringe Betriebskosten zu adressieren. „Facility Management als interner Dienstleister und Berater im Haus“ – dieses Rollenverständnis wird dann gelebt. Der FM-Manager agiert als Vertreter der späteren Nutzer und der Eigentümerinteressen gegenüber dem Planungsteam.

Viele große Unternehmen haben aus diesem Grund interne FM-Planungsteams oder -Stabstellen eingerichtet oder bedienen sich externer FM-Consultants bei Bauprojekten. Laut GEFMA 116 ist früh zu klären, wer die Rolle des FM-Planers übernimmt – diese kann vom Bauherrn intern besetzt oder als Beratungsleistung extern vergeben werden. In Konzernen zeigt sich ein Trend, FM-Kompetenzen in Cost-Center oder Profit-Center-Organisationen auszugliedern, um spezialisierte Planungsexpertise aufzubauen. Der Vorteil interner Teams liegt auf der Hand: Sie sind mit den unternehmensspezifischen Prozessen bestens vertraut und können dieses Wissen direkt in die Planung einbringen. Dadurch werden Lösungen erarbeitet, die genau zum betrieblichen Alltag passen – ein externer Generalplaner könnte solche Feinheiten ohne Anleitung leicht übersehen. Beispielsweise weiß der interne FM, welche Anforderungen die hauseigene IT-Infrastruktur an Klima und Stromversorgung stellt, oder wie die internen Abläufe in einem Produktionsbetrieb durch Gebäudeanordnung beeinflusst werden. Durch frühe Einbindung des FM werden solche kritischen Abläufe im neuen Gebäude reibungslos funktionieren, was die Anlaufkurve nach Inbetriebnahme stark verkürzt.

Im privaten Sektor dient pbFM auch dazu, den Wert von Immobilien langfristig zu sichern oder zu steigern. Für Immobilieninvestoren (z.B. Fonds oder Entwickler) bedeutet das: Ein Gebäude, das effizient betrieben werden kann, hat geringere Nebenkosten und ist somit für Mieter attraktiver; außerdem verursacht es weniger Ausfallzeiten und behält seine Bausubstanz länger in gutem Zustand – all dies steigert die Rendite. Nachhaltiges, FM-gerechtes Planen wird daher zunehmend zum Qualitätsmerkmal am Markt. Einige Unternehmen werben damit, dass ihre Objekte „FM-optimiert“ sind, analog zu grünen Gebäudelabels, um Kunden und Nutzer zu überzeugen.

Ob öffentliche Hand oder Privatwirtschaft – beide Sektoren profitieren von frühzeitiger FM-Integration, wenn auch mit unterschiedlicher Akzentuierung. Öffentliche Bauherren legen den Fokus auf Compliance, Lebenszykluskosten und Gemeinwohlziele; private Bauherren auf betriebliche Effizienz, Flexibilität und Asset Performance. Gemein ist beiden jedoch, dass planungsbegleitendes FM zu besseren Entscheidungen im Projekt führt: Es verbessert die bereichsübergreifende Zusammenarbeit aller Beteiligten und stellt sicher, dass keine funktionalen Aspekte unberücksichtigt bleiben und die voraussichtlichen Betriebskosten ausreichend genau vorausgeplant werden. Damit wird die Lücke zwischen Planung und Betrieb geschlossen – ein Gewinn für die Nachhaltigkeit und Professionalität in beiden Sektoren.

Die beschriebenen Vorteile frühzeitiger FM-Einbindung müssen in der Praxis von Führungskräften im Facility Management proaktiv vorangetrieben werden. Sowohl in Unternehmen als auch in öffentlichen Institutionen obliegt es den FM-Verantwortlichen – sei es der Head of Facility Management, der Betriebsleiter oder der externe FM-Consultant – diese Rolle einzufordern und auszufüllen. Abschließend werden einige strategische und normative Empfehlungen formuliert, die FM-Leitern helfen können, planungsbegleitendes FM erfolgreich umzusetzen

Ein zentrales Erfolgskriterium ist, dass der FM-Bereich Zugang zur Unternehmensleitung hat und in die strategische Planung eingebunden wird. FM-Verantwortliche sollten aktiv den Dialog mit der Geschäftsführung suchen und die Mehrwerte frühzeitiger FM-Beteiligung anhand von Fakten untermauern (z.B. prognostizierte Einsparungen, Risikominimierung, Beitrag zu ESG-Zielen). In vielen Organisationen ist ein Kulturwandel notwendig: Weg vom reaktiven „Hausmeister“-Image hin zum integrierten Managementpartner. Dies gelingt, indem FM-Leiter ihre Expertise in Projektteams einbringen, früh die richtigen Fragen stellen und Lösungen anbieten. Die Unterstützung durch Normen wie ISO 41001 kann genutzt werden, um zu zeigen, dass FM ein managementorientierter, zertifizierbarer Prozess ist, der Planung, Betrieb, Überwachung und Verbesserung umfasst. Kurz: FM muss sich selbstbewusst als Value-Driver eines Projekts präsentieren.

In Bauprojekten sollte von Anfang an definiert sein, wer die FM-Anforderungen vertritt und wie die Zusammenarbeit mit Architekten, Projektsteuerern und Fachplanern abläuft. Empfehlenswert ist die Erstellung eines Leistungsbildes für pbFM (wie in GEFMA 116 Teil 4 beschrieben), das die FM-Leistungen entlang der Planungs- und Bauphasen genau beschreibt. FM-Leiter können hieraus Checklisten und Ablaufpläne für eigene Projekte entwickeln. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass zu jedem Planungs-Meilenstein (Bedarfsplanung, Vorplanung, Entwurf, Ausführungsplanung, etc.) ein FM-Review erfolgt, in dem definierte Prüfpunkte abgearbeitet werden – etwa Kontrolle der Planungen auf Bewirtschaftungsfreundlichkeit, Vollständigkeit der Betriebskonzepte, Plausibilität der Kostenprognosen. Intern sollte die FM-Organisation frühzeitig strukturiert und personell ausgestattet werden, um diese Aufgaben wahrnehmen zu können. Das kann bedeuten, eigene Mitarbeiter entsprechend weiterzubilden (Stichwort FM-Planer bzw. Fachplaner FM) oder spezialisierte Berater hinzuzuziehen. Zentral ist, dass die Schnittstellen und Kommunikationswege eindeutig definiert sind: Wer meldet FM-Anforderungen in die Planung ein? Wie werden Planungsänderungen auf ihre FM-Auswirkungen geprüft? Wer ist Ansprechperson für Betreiberbelange gegenüber Behörden, Planern, Baufirmen? Die Optimierung der Kommunikation zwischen allen Beteiligten – vom Bauherrn über Architekt, Fachingenieure, Nutzervertreter bis zum zukünftigen Betreiber – sollte aktiv moderiert werden. Hier können FM-Manager ihre Moderationskompetenz einsetzen, um alle an einen Tisch zu bringen und eine konstruktive, ergebnisorientierte Zusammenarbeit sicherzustellen.

Ein häufig anzutreffendes Defizit ist das Fehlen eines ganzheitlichen Betriebskonzepts, das die Nutzungsphase bereits in der Planung konsequent mitdenkt. FM-Verantwortliche sollten darauf drängen, dass für jedes größere Bauprojekt ein Betriebs- und Instandhaltungskonzept erstellt wird – idealerweise parallel zum architektonischen Entwurf. Dieses Konzept sollte u.a. Aussagen enthalten zu: Betriebsorganisation (Eigen- vs. Fremdleistungen, Personalbedarf, Qualifikationen), geplanten Servicelevels (Reinigung, Sicherheit, Technikbetrieb), Instandhaltungsstrategie (präventiv, zustandsorientiert), Flächen- und Umzugsmanagement, etc. Ebenso gehören eine Lebenszykluskostenkalkulation und Wirtschaftlichkeitsanalysen dazu, die auf Standards wie DIN 18960, GEFMA 200/220 basieren. Der FM-Leiter muss sicherstellen, dass zukünftige Betriebskosten hinreichend genau vorausgeschaut und im Unternehmensbudget integriert werden. Nur so erlebt man nach Inbetriebnahme keine bösen Überraschungen durch zu hohe Betriebsausgaben. Einige Organisationen führen hierzu interne Richtlinien ein, wonach z.B. Betriebskostenbenchmarks für Neubauten nicht überschritten werden dürfen oder Variantenentscheidungen stets mit LCC-Betrachtungen zu untermauern sind. Solche Vorgaben zwingen Planer, FM-Aspekte ernst zu nehmen, und geben FM-Managern ein offizielles Mandat, ihre Analysen einzufordern.

Planungsbegleitendes FM erfordert teils andere Fähigkeiten als das reine operative FM. FM-Führungskräfte sollten ihr Team entsprechend aufstellen – das umfasst Know-how in Projektmanagement, Planungsprozessen (z.B. HOAI-Phasen in Deutschland), bautechnisches Grundwissen, Rechtskenntnisse (Betreiberpflichten, Normen) und Kommunikation. Auch der Einsatz moderner Tools wie CAFM-Systeme gekoppelt mit BIM kann die Schnittstelle Planen-Betreiben erleichtern. FM-Leiter sollten darauf hinwirken, dass digitale Gebäudedaten übergeben und weitergenutzt werden können (Stichwort: „Digitaler Zwilling“ für den Betrieb). Das erfordert Mitwirkung bei der Definition der Auftraggeber-Informationsanforderungen (AIA) in BIM-Projekten – der FM sollte festlegen, welche Anlagen- und Raumdaten er zur Bewirtschaftung benötigt. Weiterhin lohnt es sich, an Benchmarking-Initiativen teilzunehmen oder Best Practices aus Verbänden (gefma, IFMA, etc.) abzurufen, um bei neuen Projekten auf erprobte FM-Lösungen zurückzugreifen. FM-Verantwortliche sollten auch die gängigen Richtlinien kennen und anwenden: Beispielsweise kann man die genannten Punkte aus GEFMA 116 als Prüfliste für das eigene Projekt adaptieren oder externe Audits durchführen lassen, um den Planungsfortschritt aus FM-Sicht zu bewerten (ähnlich einem technischen Due Diligence).

Letztlich braucht es für eine erfolgreiche pbFM-Umsetzung auch Rückhalt im eigenen Haus. FM-Leiter sollten interne Awareness schaffen, indem sie die Vorteile frühzeitiger FM-Einbindung allen Beteiligten klar kommunizieren. Dazu gehören Projektleiter, Bauherrenvertreter und auch Nutzergremien. Die Botschaft muss sein: „Bauen mit FM lohnt sich.“ Dies kann mit konkreten Beispielen unterlegt werden (z.B. vergangene Projekte, in denen spätere Änderungen teuer wurden, oder simulierte Berechnungen des Einsparpotenzials). Führungskräfte im FM können hier mit Zahlen überzeugen – etwa indem sie darstellen, dass die Kosten einer FM-Beratung durch ein Vielfaches an Einsparungen im Betrieb kompensiert werden. Wichtig ist auch, Erwartungsmanagement zu betreiben: Das Unternehmen sollte wissen, welche Leistungen das FM in der Planungsphase erbringt und welchen Nutzen dies stiftet. Ein gemeinsam mit der Geschäftsleitung abgestimmtes FM-Planungsmandat (z.B. in Form einer Richtlinie oder eines Projektauftrags) kann diese Rolle festschreiben.

Ein oft unterschätzter Aspekt ist, dass sich auch das Berufsbild der FM-Verantwortlichen weiterentwickelt, wenn sie in Bauprojekte eingebunden sind. Dies eröffnet Karrierechancen und erhöht die Attraktivität der FM-Organisation intern. Führungskräfte sollten ihre Mitarbeiter ermutigen, an Weiterbildungen im Bereich Planung, Bau und Immobilienökonomie teilzunehmen. Perspektivisch wird der Facility Manager der Zukunft ein interdisziplinärer Manager sein, ausgestattet mit technischem Verständnis, betriebswirtschaftlichem Know-how und Kommunikationsstärke. Je eher diese Entwicklung gefördert wird, desto besser kann FM seine erweiterten Aufgaben wahrnehmen.

Insgesamt gilt: Das Facility Management wird sich in dem Maße verändern, wie der Facility Manager mit entsprechender Autorität, Kompetenz und Verantwortung im Unternehmen ausgestattet wird. Dazu gehört eine Stimme in der strategischen Planung, Managementaufgaben, klar definierte Verantwortlichkeiten und moderne Werkzeuge (z.B. CAFM, BIM). FM-Leiter sollten sich aktiv um diesen Platz am Tisch bemühen und ihn nutzen, um ihren Beitrag zu leisten.